Como manter equipes enxutas mais produtivas?

Quanto maior a equipe, melhores são os resultados e sua produtividade. Correto? Nem sempre. Ou melhor: quase nunca.

Um estudo da consultoria americana QSM concluiu que quanto maior a equipe, menor o engajamento e produtividade individual de seus colaboradores. O motivo é que por mais que o montante dos resultados de uma grande equipe seja maior do que o resultado de uma equipe mais enxuta, individualmente, cada profissional atingiu um resultado inferior em comparação com os profissionais da equipe menor.

O bilionário Jeff Bezos, adotou a “filosofia das duas pizzas”: Se duaas pizzas não forem suficientes para alimentar suas equipe é porque ela é grande demais. Para o CEO da Amazon, equipes pequenas conseguem realizar um trabalho mais assertivo e atuar com mais sinergia junto ao restante da empresa.

Tem se tornado cada vez mais comum encontrar equipes reduzidas que, ainda sim, conseguem manter o negócio produtivo. Manter equipes enxutas mais produtivas pode ser o desafio e, mais do que isso, o fator de sucesso para as empresas atuais.

Exemplos de equipes enxutas

Supercell: A empresa finlandesa que desenvolve games para celulares é organizada em pequenos grupos independentes que desenvolvem e lançam os seus produtos. A concorrente Zynga tem 30 funcionários para cada um funcionário da Supercell, mas a última foi apontada pela Forbes, em 2013, como a empresa que mais crescia no mundo.

Méliuz: A plataforma de cashback utiliza o direcionamento e a forte comunicação de sua equipe para ampliar sua produtividade. Todos os times possuem menos de 10 pessoas, exceto o time de atendimento ao usuário e utilizam o método OKR (Objectives & Key Results). O OKR é uma metodologia de gestão que foi criada pelo ex-CEO da Intel Andrew Grove e tem como objetivo simplificar a forma de encarar os objetivos principais de uma empresa. Tal método já é utilizado pela Google há vinte anos.

No entanto, se a sua equipe é pequena e não tem produzido bem, é importante analisar as causas para concluir se é necessário contratar mais pessoas. A causa pode estar relacionada, por exemplo, à falha comunicação interna (o que envolve o conhecimento da estratégia da empresa), a falta de clareza e a organização de processos.

Separei algumas dicas para melhorar a produtividade de uma equipe enxuta:

Otimização de Processos: Na rotina diária de uma organização, sempre há tarefas que podem ser agilizadas e outras que possuem algum tipo de gargalo. Para solucionar esse problema, o líder e a empresa precisam conhecer a fundo os processos executados e analisar quais situações que levam a perda de tempo e a queda produtividade da equipe para fazer as correções necessárias. Conversar com o grupo também é uma forma de otimizar processos, visto que quem trabalha de forma efetiva em uma função tem segurança em apontar quais etapas precisam ser alteradas para agilizar o processo de trabalho.

Melhore a comunicação: A comunicação clara e objetiva é fundamental para sua alta performance. Uma informação mal dada pode comprometer a execução até mesmo das tarefas mais simples. Diante disso, os líderes devem se comunicar com clareza e objetividade. Feedbacks também são essenciais para identificar em quais pontos a equipe pode melhorar.

Integração com outras equipes: Uma coisa é certa: equipes enxutas precisam trabalhar como um time, pois quando há sinergia, os resultados positivos aparecem. A integração faz com que cada setor realize tarefas conforme sua especialidade, mas que todas elas contribuam para o propósito e o objetivo da empresa.

Redução da Burocracia: Uma equipe enxuta não pode perder tempo com atividades que estejam fora das metas e dos objetivos da equipe e da empresa. Empresas inteligentes investem em tecnologia com o intuito de diminuir a burocracia e, consequentemente, gerar resultados positivos, visto que seus colaboradores terão mais tempo para utilizar seu conhecimento e energia em atividades que que gerem lucro à empresa. Existem no mercado, inúmeras opções de aplicativos que acabam com a necessidade de preencher relatórios, planilhas e que reduzam drasticamente a burocracia nos negócios.

Kanban: É um sistema desenvolvido pela Toyota na década de 1940 e consiste no uso de pequenos cartões coloridos (post-it's) e também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores como sinalizadores. O Kanban permite a visualização do status das tarefas de maneira rápida e auxilia todo o fluxo de atividades, além de gerenciar os gargalos, principalmente em equipes muito enxutas. Esta ferramenta pode ajudar a organizar todo processo e limita o número de tarefas que a equipe realiza a cada período de tempo. Veja o exemplo abaixo:

Diminua a quantidade de reuniões: Reuniões exigem tempo, deslocamento e para uma equipe menor e com mais tarefas, seus colaboradores precisam de mais ação e menos reunião. Quando for marcada, a pauta deve ser definida com antecedência e reforçar aos participantes que devem ser objetivos, já com o relatórios pré-definidos e com sugestões para a solução de problemas. Os encontros não devem extrapolar 30 minutos, justamente para não prejudicar a produtividade da equipe.

Capacite sua equipe: Funcionários capacitados, equipe motivada e uma maior sinergia são algumas das vantagens em investir na educação e treinamentos da equipe, além de melhorias na qualidade de seus produtos/serviços, maior lucratividade e clientes mais satisfeitos. Veja mais no artigo Capacitação profissional: o sucesso em via de mão dupla

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