Gestão do Tempo: Fazendo as pazes com o relógio

Começa mais um dia: mal o despertador toca e o corpo vira um cronômetro biológico para realizar tarefas profissionais, reuniões, trabalhos de faculdade, da casa, curso de idiomas, academia e, se sobrar tempo, dormir. Estamos na era da hiperconectividade e o maior desejo das pessoas é que o dia tenha mais de 24 horas, mas... será que o problema está na falta de tempo?

Trabalhar em demasia não é sinônimo de produzir. Quando você está ocupado com trabalhos fora da prioridade, ao final do dia, surge a sensação de não ter feito nada. Sem contar a impotência de ver outras pessoas realizando múltiplas atividades e ainda com tempo para se divertir, cuidar da saúde e ficar em família.

Se você se sente mal em não conseguir controlar 100% do seu tempo, saiba que isso é praticamente impossível. Não existe mágica para acelerar o cumprimento de inúmeras tarefas ou simplesmente “parar o relógio”. Porém, é possível aprender uma fórmula que vai gerir suas atividades com sucesso e de forma hábil: a Gestão do Tempo .

Esta técnica envolve planejamento, organização e definição de prioridades que visa aumentar a produtividade dentro de uma rotina, considerando o que é importante e possível para a sua vida pessoal e profissional. Confira abaixo algumas dicas que vão te ajudar a gerenciar seu tempo e, assim, construir uma rotina muito mais produtiva e saudável:

Defina um objetivo: Você quer tempo para quê? Esta pegunta pode parecer bobagem, mas ter em em mente o porquê é o passo inicial para organizar sua rotina, abandonar ou criar novos hábitos. Aqui entra tudo: entregar um trabalho, tempo para estudar, brincar com os filhos, fazer atividade física, etc.

Tenha metas de curto, médio e longo prazo: Se o seu objetivo é ler um livro por mês, por exemplo, você pode criar meta para ler dez minutos ou cinco páginas por dia. Na medida em que a meta é alcançada, mais próximo do seu objetivo você estará e, naturalmente, mais motivado também.

Faça um checklist: Liste todas as suas atividades. Assim você terá uma visão geral da quantidade de trabalho e será mais fácil definir prioridades. Estipule o prazo para a conclusão de cada tarefa e reduza-os ao longo do tempo.

Utilize a Tríade do tempo: Defina suas tarefas por ordem de prioridade: O que é IMPORTANTE ou necessário ter tempo pra fazer (pensar, planejar, construir com calma) e obter resultados a curto, médio ou longo prazo; o que é URGENTE , que surge em cima da hora ou fora do prazo estabelecido (para apagar incêndio); e o que é CIRCUNSTANCIAL , ou seja, desnecessário, que não vai trazer impacto para a sua rotina.

Não procrastine: “Amanhã eu faço”. “Depois eu faço”. “Agora não”. Procrastinar pode se tornar um hábito e, se você não prestar atenção, é possível criar um círculo vicioso de atividades inacabadas, além de se sentir frustrado. Deixar para fazer tarefas de última hora é prejudicial para o rendimento já que, possivelmente, o trabalho não terá tanta qualidade como quando é feito com calma.

Seja “monotarefa”: Segundo o Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres, quando trabalhamos em estado multitarefa, nossa produtividade cai em até 40% e reduzimos também o nosso consciente de inteligência em até 10%. O ideal é fazer uma coisa por vez. Ao fazer várias atividades multitarefas, ao fim do dia, a sensação é de não ter feito nada. Crie o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa.

Não perca o Foco: Distrações como celular, redes sociais, assuntos de baixa relevância ou totalmente fora do contexto são verdadeiros ladrões do tempo. Quando se está com o trabalho e você o interrompe para atender ou mexer no celular, você se distrai e perde o foco. Então, reserve um momento para checar o telefone, preferencialmente após o término de alguma atividade. Concentre-se no que é realmente importante.

Use ferramentas de gerenciamento do tempo: Agendas, lembretes, post-it's e aplicativos específicos são ótimas ferramentas para marcar compromissos, horários e gerenciar o tempo de forma prática, produtiva e motivacional. No Google Play ou na App Store existem diversos aplicativos que ajudam você no planejamento e no cumprimento de suas tarefas. O importante é encontrar a ferramenta que faz mais sentido para você, por exemplo, agenda online funciona muito para algumas pessoas, para outras não. Experimente e escolha a que melhor adapta ao seu perfil.

Tenha Disciplina: Talvez esse seja o item mais importante desta listagem. Lembretes em celulares, aplicativos e agendas são excelentes suportes, mas sem comprometimento para cumprir tudo o que foi definido, todo o trabalho pode ser posto a perder. Ferramentas de gerenciamento do tempo só terão efeito se você tiver disciplina, comprometimento e dedicação aos seus compromissos.

Trabalhe em equipe: Se tiver dificuldades para definir prazo sozinho, reúna sua equipe e liste prioridades. Encontre pessoas certas (qualificadas, que saibam fazer) para dividir tarefas que demandam maior tempo de execução, logo seu tempo será otimizado.

Mantenha sua mesa organizada: Reserve um dia na semana para essa tarefa. Separe e organize todo tipo de documento, use divisórias e coloque tudo em seu devido lugar, na hora de tirar para consulta ou alteração fica muito mais fácil. Faça o mesmo no computador e crie pastas de forma a facilitar o acesso quando precisar.

Descanse... e tenha uma vida saudável: Quando você tem uma boa noite de sono, sua mente trabalha melhor, em menos tempo e com mais qualidade. Cuide da sua saúde física e emocional, pratique esportes, se alimente bem, faça o que te dá prazer, conviva com quem é importante para você. O seu rendimento profissional está, sem dúvida, bastante associado ao seu modo de viver.


Gostou das dicas? Aqui no site, diversos alunos deixaram seus depoimentos sobre o TREINAMENTO DE GESTÃO DO TEMPO DE CINTIA FELIX . Agora é sua vez de reservar um tempinho para tomarmos um café, enquanto apresento mais sobre essa metodologia para sua empresa. Entre em contato.